Meno scartoffie nella burocrazia

Chi gestisce l’amministrazione di una qualsiasi azienda sa bene che gran parte del proprio lavoro consiste nella gestione della burocrazia: autorizzazioni, pratiche, fatture, documenti di vario tipo. La quantità di documenti in formato cartaceo prodotta da un’azienda ogni anno è davvero impressionante.

I documenti inoltre vanno archiviati e conservati per almeno 5 anni, è necessario quindi trovare lo spazio fisico per collocarli ed avere una risorsa interna all’azienda che si occupi di archiviazione e catalogazione. Fortuna che siamo nell’era digitale e quindi anche in Italia aziende e Pubblica Amministrazione hanno finalmente deciso di sfruttare quello che di buono può apportare l’uso delle tecnologie di acquisizione ottica dei documenti e gestione documentale tramite software appositi.

Digitalizzare l’intero patrimonio documentale di un’azienda o di una pubblica amministrazione può essere un’opera troppo onerosa, ecco quindi che in molti stabiliscono una data di inizio dopo la quale, man mano,  i vari documenti vengono digitalizzati e messi a disposizione per le generazioni future.

Attraverso l’uso della posta elettronica certificata (obbligatoria dal 30 novembre 2011) è possibile inoltre validare l’invio dei documenti tramite e-mail rendendoli opponibili a terzi. Proprio come la vecchia raccomandata, solo che in questo caso si risparmiano i 5 euro e i documenti vengono recapitati in pochi secondi. 

I vantaggi della gestione documentale

La gestione documentale per un’azienda o un ente pubblico consente una pratica, veloce ed efficiente archiviazione e catalogazione di tutti i documenti i quali, oltre che essere reperibili fisicamente all’interno di scaffali e raccoglitori, potranno essere digitalizzati e conservati in archivi digitali abbattendo costi e tempi di tutto i processi relativi alla gestione documentale.

L’archivio potrà essere consultato tramite un browser internet e, si potranno creare della personalizzazione nelle visualizzazione dei vari utenti, si potranno fare degli utili riferimenti incrociati tra diverse classi di appartenenza con relativa acquisizione ottica dei documenti cartacei e firma digitale che ne determina il valore legale.

In questo modo verranno abbattuti i costi non solo di gestione ma anche di spedizione dei vari documenti. Tutto questo è possibile grazie al processo di conservazione sostitutiva. Fatture, documenti amministrativi, pratiche varie, contratti: ecco tutto ciò che potrete inserire all’interno di un programma sviluppato per le gestione virtuale dei documenti. 

Gestione documentale

La GlobalComm è un'azienda fondata nel 1999 nata per togliere dalla schiavitù della carta le aziende, infatto realizza sw adatti alla gestione documentale e per la gestione di mail, fax, data base e archivi.