Per molte aziende partecipare ad una fiera può essere molto utile. Ecco qualche consiglio per trarre i maggiori vantaggi dalla partecipazione ad una fiera.
Partecipare ad una fiera può portare molti vantaggi ad ogni tipo di azienda, a condizione però che la partecipazione alla fiera venga pianificata in modo attento e preciso, prestando particolare attenzione agli obiettivi dell'azienda e al budget a disposizione, e osservando alcuni accorgimenti, sia in fase di progettazione che durante la fiera, quando già ci si trova all'interno delle tensostrutture o degli altri spazi espositivi.
Innanzitutto bisogna considerare che le fiere sono delle attività di marketing molto importanti, che permettono alle aziende di farsi conoscere ad un pubblico più ampio, a livello nazionale e internazionale, e di stabilire contatti commerciali che si spera siano il più possibile fruttuosi. Allo stesso tempo, però, partecipare ad una fiera è anche costoso: ciò significa che quando si prende parte ad una fiera bisogna avere ben in mente il budget a disposizione (che deve coprire varie voci, dalle spese per la spedizione dei prodotti a quelle per l'assunzione di hostess per fiere e congressi) e i propri obiettivi, e stendere un piano dettagliato per progettare il raggiungimento di tali obiettivi. Un piano del genere deve comprendere, tra l'altro, il target e il mercato di interesse, in modo da poter prendere in considerazione solo gli eventi più adatti. Oltre al settore merceologico della fiera, è particolarmente importante prendere in considerazione il periodo in cui si svolge l'evento, in modo da scegliere quello più adatto alle nostre esigenze. Per esempio, se si partecipa ad una fiera con l'obiettivo di ottenere dei risultati positivi in termini di fatturato prima della chiusura del bilancio aziendale, bisogna calcolare che affinché questo accada deve intercorrere un certo lasso di tempo tra i due eventi. Bisogna inoltre tenere presente che, per organizzare al meglio la propria presenza all'interno della fiera, è opportuno cominciare a prepararsi almeno un anno prima. Partecipare ad una fiera non significa infatti essere occupati solamente nell'arco dei pochi giorni in cui la fiera effettivamente si svolge, ma anche fare un lungo lavoro preparatorio, senza contare il lavoro che viene fatto qualche mese dopo la chiusura della fiera, per analizzare se gli obiettivi sono stati effettivamente raggiunti.
Il lavoro preparatorio comprende, oltre che la stesura degli obiettivi, anche un ben preciso piano di marketing e un piano più prettamente logistico, per studiare la preparazione e la spedizione dei prodotti da spedire, per organizzare i trasporti non solo della merce, ma anche del personale addetto, e soprattutto per organizzare l'allestimento dello stand. Uno stand efficace deve avere delle precise caratteristiche: il nome dell'azienda, innanzitutto, deve essere ben visibile da qualsiasi punto arrivi il visitatore e il tipo di prodotto o di servizio offerto deve essere presentato in modo chiaro. Quando la fiera inizia e i visitatori cominciano ad arrivare, bisogna fare in modo che gli interessati riescano a visitare lo stand con una certa facilità: da evitare dunque che i dipendenti presenti nello stand facciano comunella tra di loro, assumendo un atteggiamento che non invita i visitatori a chiedere informazioni; è opportuno inoltre pianificare le pause dei dipendenti in modo che ci sia sempre un numero sufficiente di persone cui chiedere informazioni, e controllare che il materiale a diposizione dei visitatori non si esaurisca e sia sempre bene in vista.
Articolo a cura di Francesca Tessarollo
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